河海大学仪器设备和家具集中采购实施细则
发布时间: 2013-06-18   浏览次数: 99

  河海大学仪器设备和家具集中采购实施细则

 

第一章 总 则

第一条 为加强对学校仪器设备和家具采购工作的管理,规范采购行为,提高资金使用效益,根据《河海大学采购管理暂行办法》(河海校政〔2009113号)等文件精神,特制定本实施细则。

第二条 学校各单位使用国家拨付的专项资金、学校安排的预算资金和各单位的事业发展基金以及各类科研项目经费采购仪器设备和家具的,均适用本实施细则。

 

第二章 集中采购的范围

第三条 依本细则应实行学校集中采购的仪器设备和家具为:

1)单台(件)价格在2万元及以上或批量价格在10万元及以上的教学、科研所需的设备;

2)单台(件)价格在1万元及以上或批量价格在5万元以上的行政办公所需一般设备,包括电器设备、办公自动化设备、家具等;

3)其它按学校或经费管理部门规定应集中采购的仪器设备和家具等。

第四条 对已列入学校集中采购范围的仪器设备和家具,用户单位必须按本细则要求提交资产管理处实施集中采购。特殊情况下的紧急采购,可按第十六条执行。

第五条 任何单位和个人不得将依本实施细则必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。

 

第三章 采购方式及确认

第六条 学校仪器设备和家具集中采购一般采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、协议供货、网上竞价等采购方式,招标采购是学校集中采购的主要方式,应严格控制单一来源采购方式。采用公开招标与协议供货的,按政府采购有关管理文件精神执行。

第七条 采用招标方式采购时,若一次招标后不足三家供应商报名或招标流标、重新组织招标后仍不足三家供应商报名或再次招标流标的,可直接转为谈判方式采购,谈判时间可在二次招标宣布流标后随即进行,也可以后择机进行。如有两家供应商报名或投标的,可分别与两家供应商进行竞争性谈判,只有一家供应商报名或投标的,则与一家供应商进行谈判。

第八条 在开标过程中,出现投标或有效标书不足三家的,应作流标处理。

如是第一次招标流标,原则上应重新组织招标。如果项目紧急或重新组织招标成本过大的,可由项目负责人提出申请,评标委员会根据投标情况提出建议,学校有关部门同意、投标供应商同意的情况下,流标后可随即进行现场谈判方式采购。具体为:20万元及以下的由资产处负责人确定,2050万元(含50万元)的由资产处、监督部门负责人讨论确定,50万元以上的报请学校采购领导小组审批确定。

如是第二次招标流标,则按第七条执行。

第九条 对于技术复杂或者性质特殊、不能确定详细规格或者具体要求的专业设备(主要为自研设备),可采用竞争性谈判方式或单一来源方式采购。

满足要求的供应商只有两家的采购活动,参照竞争性谈判方式进行。

第十条 金额在20万元及以下的采购项目,采购方式由资产管理处会同用户及经费管理部门共同确定。

第十一条 金额在20万元以上的采购项目,一般应采用招标方式采购。如采用竞争性谈判、询价、单一来源方式采购,则:

金额为2050万元(含50万元)的采购项目,由资产处组织用户、经费管理部门、监督部门参加的审核会议确定。根据需要,可邀请有关专家参加。

金额在50万元以上的采购项目,报请学校采购领导小组审议确定。

第十二条 有关重点工程等专项经费购置的专业仪器设备,一般可采用招标或竞争性谈判方式采购,如采用询价、单一来源方式采购,金额在20万元及以下的适用第十条,金额在20万元以上的,原则上由经费管理部门结合项目立项进行论证与审核。金额在50万元以上的,还需报请学校采购领导小组审议确定。

 

第四章 采购申请及程序

第十三条 实行集中采购的项目,用户单位应向资产管理处提交书面采购申请(见附件1)。

采购申请主要包括:

1)设备名称、主要技术指标、采购数量、预算金额、推荐供应商(三家及以上)等,预算单价在40万元及以上的设备,需附专家论证报告。

2)相关职能部门同意采购及对项目经费等的审批意见。

只有手续完备,所提技术指标等要求满足采购活动要求的,资产管理处方可受理申请并立项。

第十四条 根据采购工作的特点,为确保按时完成采购任务,用户和经费管理部门必须提前做好采购计划和采购项目的论证工作,一般应提前二个月以上提交采购申请,如为进口仪器设备,应提前四个月以上提交采购申请,自研或加工设备须考虑生产周期。

第十五条 根据教学、科研工作的特殊要求,需要购买指定品牌、指定型号或者指定供应商的仪器设备和家具的,用户必须填写《单一来源采购仪器设备和家具申请表》(见附件2),并组织三人及以上专家对单一来源采购方式进行论证,报相关部门审批同意后,由资产管理处按程序执行。具体要求:

采购金额在20万元及以下的,由用户单位组织专家论证,用户单位、经费管理部门签署同意意见后资产管理处直接执行;

采购金额在2050万元(含50万元),由用户单位组织专家论证,用户单位签署意见,资产处组织由用户、经费管理部门、监督部门参加的审核会议审议,同意后资产管理处按程序执行;

采购金额在50万元及以上的,由用户单位组织不少于五人的校内外专家进行论证,用户单位签署意见,报请学校采购领导小组审议,同意后由资产管理处按程序执行。

第十六条 紧急采购

拟采购的仪器设备和家具需在一周内到位并使用,按正常采购程序不能完成的,需启动紧急采购程序。设备使用单位须提交书面采购申请,并说明紧急采购的理由,其中:

1)金额在5万元及以下的采购项目,由用户单位负责人和经费管理部门负责人审批同意后报资产管理处执行;

2)金额在5万元以上的采购项目,除需要用户单位负责人和经费管理部门负责人审批外,用户单位还需报分管校领导审批,同意后报资产管理处执行。

紧急采购方式视具体采购仪器设备和家具的不同,采用询价、单一来源、竞争性谈判、协议供货等方式采购。

紧急采购为非正常采购方式,为维护学校和用户的利益,用户单位和经费管理部门要提前做好设备使用和采购计划,尽量避免紧急采购情况的发生。

第十七条 招标采购工作程序

1)发布招标预告信息。资产管理处根据用户申请在学校招标信息网上发布招标预告信息。

2)接受供应商报名,审查资格。资产管理处在招标预告规定的时间内接受供应商报名,并审查其资格,逐一核对供应商提供的资质原件等相关材料。

3)编制招标文件。资产管理处会同用户共同编制招标文件,资产管理处负责招标文件中商务部分的编制工作,用户负责招标文件中技术部分的编制工作。

4)售发标书。资产管理处在预定的时间内向通过资格审查的供应商售发标书。

5)考察供应商。根据工作需要,资产管理处会同用户、学校采购工作监督小组成员代表对有关潜在供应商进行实地考察,以便进一步了解供应商的实力。

考察分事前考察和事后考察。事前考察是指在接受供应商报名的同时对供应商进行实地考察;事后考察是指在评标委员会评标结束后对推荐出的中标候选供应商进行实地考察,再根据考察情况确定中标供应商。

6)接受投标。资产管理处在规定时间内接受投标人送达的标书,在招标文件规定的截止时间之后送达的标书一律不予接受。

7)确定评标委员会成员。评标委员会成员一般由专家、相关职能部门负责人和用户代表组成,人数为不少于5人的单数,其中专家人数不少于评标委员会成员总数的三分之二。评标专家的选聘根据《河海大学采购评审专家及评审专家库管理办法(试行)》(河海校政〔201110号)执行。

8)开标、评标。资产管理处在招标文件规定的时间和地点按时组织开标和评标活动,评标委员会根据约定的评标办法推荐13名中标候选供应商。

9)公示中标候选供应商。评标结束后,资产管理处将评出的中标候选供应商在学校招标信息网上公示3天以上。

10)确定中标供应商。结合对供应商的考察情况以及公示情况,原则上按推荐顺序确定一名中标供应商。

11)通知中标供应商。确定中标供应商之后,由资产管理处通知中标供应商,并组织签订合同。

第十八条 竞争性谈判采购工作程序

1)发布采购信息,接受供应商报名。如有需要可参照第十七条第(1)款“发布招标采购预告信息”、第(2)款“接受供应商报名,审查资格”程序,资产管理处根据用户申请在学校招标信息网上发布采购预告信息,接受供应商报名,并审查其资格。

2)制订谈判文件。资产管理处会同用户共同编制谈判文件,谈判文件一般包括谈判的时间、地点、程序、谈判内容、合同草案的关键条款等事项。

3)确定邀请参加谈判的供应商名单。如已公开发布采购信息,且有供应商报名的,参照招标采购有关程序选定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。否则,拟谈判供应商由资产管理处会同用户从以往有良好合作且信誉度较好的供应商中选定。若是专业仪器设备,可由用户推荐谈判供应商。如有需要可对有关潜在供应商进行考察。

4)成立谈判小组。谈判小组一般由专家、相关职能部门负责人和用户代表组成,人数为不少于3人的单数。专家的选聘根据《河海大学采购评审专家及评审专家库管理办法(试行)》(河海校政〔201110号)执行。

5)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

6)推荐中标候选供应商。谈判结束前,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,谈判小组综合考虑报价、质量、服务等因素推荐13名中标候选供应商。

7)公示中标候选供应商。评标结束后,资产管理处将评出的中标候选供应商在学校招标信息网上公示3天以上。

8)确定中标供应商。结合对供应商的考察情况以及公示情况,原则上按推荐顺序确定一名中标供应商。

9)通知中标供应商。确定中标供应商之后,由资产管理处通知中标供应商,并组织签订合同。

第十九条 询价采购工作程序

1)制订询价文件。资产管理处会同用户共同编制询价文件,询价内容一般包括货物名称、数量、技术指标、报价、供货时间及报价函返回时间等。

2)确定被询价的供应商名单。由资产管理处会同用户从符合相应资格条件、以往有良好合作且信誉度较好的供应商中选定不少于三家的供应商。若是专业仪器设备,可由用户推荐询价供应商。

3)询价。向选定的供应商发出询价通知书让其报价,要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

4)确定成交供应商。一般由资产管理处会同用户根据符合采购需求,综合考虑报价、质量、服务等因素确定成交供应商。金额超过5万元的项目,必须请学校采购监督小组代表参加。资产管理处组织签订合同。

第二十条 单一来源采购工作程序

1)发布单一来源采购信息。资产管理处根据用户申请在学校招标信息网上发布单一来源采购预告信息,如有质疑并经查实,应转为其他方式采购。

2)制订谈判文件。资产管理处会同用户共同编制谈判文件,谈判文件一般包括谈判的时间、地点、程序、谈判内容、合同草案的关键条款等事项。

3)成立谈判小组。同第十八条第(4)款。

4)谈判。谈判小组所有成员与单一来源供应商进行谈判,确定最后报价。资产管理处组织签订合同。

第二十一条 采取协议供货方式采购的,资产管理处根据用户申请登陆中央政府采购网(http://www.zycg.gov.cn),选择满足功能需要的设备和指定的协议供货商;若指定的本地协议供货商超过一家的,可以参照询价采购的方式,向指定的协议供货商发出询价函,以取得更优惠的价格和服务。

第二十二条 需通过网上竞价系统采购的,按照《河海大学仪器设备采购网上竞价系统管理实施细则(试行)》(河海校政〔2009114号)等文件执行。

第二十三条 采购文件的归档

每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

采购文件包括采购记录、采购申请表、招标文件、投标文件、合同文本、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。

 

第五章 合同的签订与履行

第二十四条 资产管理处负责人与用户代表共同代表学校按照采购文件确定的事项与供应商签订采购合同,并监督供应商履行采购合同。

第二十五条 供应商将设备运抵收货地点后,用户负责签收并按合同约定的条款对货物进行初验,初验包括货物的包装、外观是否完好,型号、规格、数量等是否与合同相一致。设备安装过程复杂的,用户单位应指定专人负责安装的协调工作。

货物安装调试到位后,应对货物进行最终的使用验收。合同金额在10万元以下的,由使用单位在规定时间内自行组织验收;合同金额在1040万元的,由使用单位进行初步验收后,组织由使用单位代表、资产管理处和经费管理部门代表以及相关专家组成的验收小组对货物进行验收;合同金额在40万元以上的,由使用单位初步验收后,向资产管理处提出申请,由资产管理处成立相应的验收专家组对该货物进行验收。合同金额在10万元及以上的验收,应形成书面验收报告。

第二十六条 货物验收合格之后,使用单位应及时到资产管理处办理资产登记手续和报销手续。

 

第六章 采购工作纪律

第二十七条 参加采购工作的所有人员必须严格遵守工作纪律,具体要求如下:

1)纳入学校集中采购项目的采购活动,必须严格按照本实施细则规程执行;

2)参与采购活动的所有人员,必须严格遵守保密和其他规定,不得对外透露采购项目的标底、供应商的投标文件、评审情况、谈判情况等内容;

3)参与采购活动的所有人员,不得违反规定,采取有利于某个供应商的措施;

4)参与采购活动的所有人员,不得接受供应商的宴请,更不得收受供应商的财物及有价证券等;

5)评审专家应严格遵守《河海大学采购评审专家及评审专家库管理办法(试行)》(河海校政〔201110号)各项规定,客观公正地履行职责,对所提出的评审意见承担个人责任,与投标人有亲属关系的评标人应当回避。

第二十八条 采购工作接受学校采购工作监督小组的全过程跟踪与监督检查。任何单位和个人都可以对学校仪器设备和家具集中采购中的违法违纪违规行为进行举报。

第二十九条 学校对正在进行的、严重违反规定,并有可能给学校造成重大损失的采购活动,有权责令有关部门停止采购。

 

第七章 附 则

第三十条 学校仪器设备和家具实行分散采购的项目参照本办法组织实施。

第三十一条 本实施细则由资产管理处负责解释。

第三十二条 本实施细则自发布之日起施行。