河海大学常州校区仪器设备和家具集中采购实施细则(暂行)
发布时间: 2014-03-20   浏览次数: 46

河海大学常州校区仪器设备和家具

集中采购实施细则(暂行)

 

第一章   

第一条  为加强对校区仪器设备和家具采购工作的管理,规范采购行为,提高资金使用效益,根据《河海大学仪器设备和家具集中采购实施细则》(河海校政〔2012149号)等文件精神,特制定本实施细则。

第二条  校区各单位使用国家拨付的专项资金、学校安排的预算资金和各单位的事业发展基金以及各类科研项目经费采购仪器设备和家具的,均适用本实施细则。

第二章 集中采购要求

第三条  依本细则应实行校区集中采购的仪器设备和家具为:

(一)预算金额在1万元及以下的,由用户和用户主管部门以及经费主管部门负责实施。

(二)预算金额在1万元~5万元的,由资产管理部、用户和用户主管部门、纪监审办公室代表组成采购小组,负责市场调研、审签和物资采购。

(三)预算金额在5万元(含5万元)以上的,由资产管理部、用户、用户主管部门、财务部、纪监审办公室代表组成采购小组,负责市场调研,一般要求采用公开招标和邀请招标方式进行采购。预算金额在20万元及以上的,报校区分管领导审定后执行。

第四条  任何单位和个人不得将依本实施细则必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。

第三章 采购方式及确认

第五条  校区仪器设备和家具集中采购一般采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、网购等采购方式,招标采购是集中采购的主要方式,应严格控制单一来源采购方式。

符合下列情形之一的,可以采用邀请招标方式采购:

(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

(二)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

第六条  采用招标方式采购时,若一次招标后不足三家供应商报名或招标流标、重新组织招标后仍不足三家供应商报名或再次招标流标的,可直接转为谈判方式采购,谈判时间可在二次招标宣布流标后随即进行,也可以后择机进行。如有两家供应商报名或投标的,可分别与两家供应商进行竞争性谈判,只有一家供应商报名或投标的,则与一家供应商进行谈判。

第七条  在开标过程中,出现投标或有效标书不足三家的,应作流标处理。

如果第一次招标流标,原则上应重新组织招标。如果项目紧急或重新组织招标成本过大的,可由项目负责人提出申请,采购小组根据投标情况提出建议,校区有关部门同意、投标供应商同意的情况下,流标后可随即以现场谈判方式进行采购,其中预算金额在10万元及以下的由资产管理部及用户单位负责人确定,预算金额在1020万元(含20万元)的由资产管理部、纪监审办公室及用户单位负责人讨论确定,预算金额在20万元以上的报请校区领导审批确定。

如果第二次招标流标,则按第六条执行。

第八条  对于技术复杂或者性质特殊、不能确定详细规格或者具体要求的专业设备(主要为自研设备),可采用竞争性谈判方式或单一来源方式采购。

满足要求的供应商只有两家的采购活动,参照竞争性谈判方式进行。

第四章 采购申请及程序

第九条  实行集中采购的项目,用户单位应向资产管理部提交书面采购申请。

采购申请主要包括:

(一)设备名称、主要技术指标、采购数量、预算金额、推荐供应商(三家及以上)等,预算单价在20万元及以上的设备,需附专家论证报告;

(二)相关职能部门同意采购及对项目经费等的审批意见。

只有手续完备,所提技术指标等要求满足采购活动要求的,资产管理部方可受理申请并立项。

第十条  根据采购工作的特点,为确保按时完成采购任务,用户和经费管理部门必须提前做好采购计划和采购项目的论证工作,一般应提前一个月以上提交采购申请,如为进口仪器设备,应提前两个月以上提交采购申请,自研或加工设备须考虑生产周期。

第十一条  根据教学、科研工作的特殊要求,需要购买指定品牌、指定型号或者指定供应商的仪器设备和家具的,用户必须填写《单一来源采购仪器设备和家具申请表》,并组织3人及以上专家对单一来源采购方式进行论证,报相关部门审批同意后,由资产管理部按程序执行。具体要求:

(一)预算金额在5万元及以下的,由用户单位组织专家论证,用户单位、经费管理部门签署同意意见后资产管理部直接执行;

(二)预算金额在5万~20万元(含20万元)的,由用户单位组织专家论证,用户单位签署意见,资产管理部组织由用户、经费管理部门、纪监审办公室参加的审核会议审议,同意后由资产管理部按程序执行;

(三)预算金额在20万~50万元(含50万元)的,由用户单位组织专家论证,用户单位签署意见,资产管理部组织由用户、经费管理部门、纪监审办公室、财务部参加的审核会议审议,报请校区分管领导审批,同意后由资产管理部按程序执行;

(四)预算金额在50万元以上的,由用户单位组织不少于5人的专家进行论证,用户单位签署意见,报请校区采购领导小组审议,同意后由资产管理部按程序执行,报纪监审办公室备案。

第十二条  紧急采购

拟采购的仪器设备和家具需在一周内到位并使用,按正常采购程序不能完成的,需启动紧急采购程序。设备使用单位须提交书面采购申请,并说明紧急采购的理由,其中:

(一)预算金额在5万元及以下的,由用户单位负责人和经费管理部门负责人审批同意后报资产管理部执行;

(二)预算金额在5万~20万元(含20万元)的,由用户单位组织专家论证,用户单位签署意见,资产管理部组织由用户、经费管理部门、纪监审办公室参加的审核会议审议,同意后由资产管理部按程序执行;

(三)预算金额在20万~50万元(含50万元)的,由用户单位组织专家论证,用户单位签署意见,资产管理部组织由用户、经费管理部门、纪监审办公室、财务部参加的审核会议审议,报请校区分管领导审批,同意后由资产管理部按程序执行;

(四)预算金额在50万元以上的,由用户单位组织不少于5人的专家进行论证,用户单位签署意见,经相关部门审核后,报请校区采购领导小组审议,同意后由资产管理部按程序执行。

紧急采购方式视具体采购仪器设备和家具的不同,采用询价、单一来源、竞争性谈判、协议供货等方式采购。

紧急采购为非正常采购方式,为维护学校和用户的利益,用户单位和经费管理部门要提前做好设备使用和采购计划,尽量避免紧急采购情况的发生。

第十三条  招标采购工作程序

(一)发布招标预告信息。资产管理部根据用户申请在校区招投标信息网上发布招标预告信息。

(二)接受供应商报名,审查资格。资产管理部在招标预告规定的时间内接受供应商报名,并审查其资格,逐一核对供应商提供的资质原件等相关材料。

(三)编制招标文件。资产管理部会同用户共同编制招标文件,资产管理部负责招标文件中商务部分的编制工作,用户负责招标文件中技术部分的编制工作。

(四)发放标书。资产管理部在预定的时间内向通过资格审查的供应商发放标书。

(五)考察供应商。根据工作需要,资产管理部会同用户、校区采购工作小组、监督小组成员代表对有关潜在供应商进行实地考察,以便进一步了解供应商的实力。

考察分事前考察和事后考察。事前考察是指在接受供应商报名的同时对供应商进行实地考察;事后考察是指在采购小组评标结束后对推荐出的中标候选供应商进行实地考察,再根据考察情况确定中标供应商。

(六)接受投标。资产管理部在规定时间内接受投标人送达的标书,在招标文件规定的截止时间之后送达的标书一律不予接受。

(七)确定采购小组成员。采购小组成员一般由专家、相关职能部门负责人、工作人员和用户代表组成,人数为不少于5人的单数。相关专家的邀请,评标专家的选聘由资产管理部负责,参加具体采购的专家由纪监审办负责在专家库中随机抽取,资产管理部负责通知。

(八)开标、评标。资产管理部在招标文件规定的时间和地点按时组织开标和评标活动,采购小组根据约定的评标办法推荐13名中标候选供应商。

(九)公示中标候选供应商。评标结束后,资产管理部将评出的中标候选供应商在校区招投标信息网上公示3天以上。

(十)确定中标供应商。结合对供应商的考察情况以及公示情况,原则上按推荐顺序确定1名中标供应商。

(十一)通知中标供应商。确定中标供应商之后,由资产管理部通知中标供应商,并组织签订合同。

第十四条  竞争性谈判采购工作程序

(一)发布采购信息,接受供应商报名并审查其资格。

(二)制订谈判文件。资产管理部会同用户共同编制谈判文件,谈判文件一般包括谈判的时间、地点、程序、谈判内容、合同草案的关键条款等事项。

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。如已公开发布采购信息,且有供应商报名的,参照招标采购有关程序选定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。否则,拟谈判供应商由资产管理部会同用户从以往有良好合作且信誉度较好的供应商中选定。若是专业仪器设备,可由用户推荐谈判供应商。如有需要可对有关潜在供应商进行考察。

(四)成立谈判小组。谈判小组一般由专家、相关职能部门负责人和用户代表组成,人数为不少于3人的单数。评标专家的选聘由资产管理部负责,参加具体采购的专家由纪监审办负责从专家库中随机抽取,资产管理部负责通知。

(五)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(六)推荐候选供应商。谈判结束前,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,谈判小组综合考虑报价、质量、服务等因素推荐13名候选供应商。

(七)公示候选供应商。评标结束后,资产管理部将评出的候选供应商在校区招投标信息网上公示3天以上。

(八)确定供应商。结合对候选供应商的考察情况以及公示情况,原则上按推荐顺序确定1名供应商。

(九)通知候选供应商。确定候选供应商之后,由资产管理部通知候选供应商,并组织签订合同。

第十五条  询价采购工作程序

(一)制订询价文件。资产管理部会同用户共同编制询价文件,询价内容一般包括货物名称、数量、技术指标、报价、供货时间及报价函返回时间等。

(二)确定被询价的供应商名单。由资产管理部会同用户从符合相应资格条件、以往有良好合作且信誉度较好的供应商中选定不少于三家的供应商。若是专业仪器设备,可由用户推荐询价供应商。

(三)询价。向选定的供应商发出询价通知书让其报价,要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(四)确定成交供应商。一般由资产管理部会同用户根据符合采购需求,综合考虑报价、质量、服务等因素确定成交供应商。金额超过5万元的项目,必须有校区物资采购监督小组代表参加。资产管理部组织签订合同。

第十六条  单一来源采购工作程序

(一)发布单一来源采购信息。资产管理部根据用户申请在校区招标信息网上发布单一来源采购预告信息,如有质疑并经查实,应转为其他方式采购。

(二)制订谈判文件。资产管理部会同用户共同编制谈判文件,谈判文件一般包括谈判的时间、地点、程序、谈判内容、合同草案的关键条款等事项。

(三)成立谈判小组。

(四)谈判。谈判小组所有成员与单一来源供应商进行谈判,确定最后报价。资产管理部组织签订合同。

第十七条  采购文件的归档

每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、编造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起,至少保存十五年。

采购文件包括采购记录、采购申请表、招标文件、投标文件、合同文本、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。

第五章 合同的签订与履行

第十八条  资产管理部负责人与用户代表共同代表校区按照采购文件确定的事项与供应商签订采购合同,并监督供应商履行采购合同。

第十九条  供应商将设备运抵收货地点后,用户负责签收并按合同约定的条款对货物进行初验,初验包括货物的包装、外观是否完好,型号、规格、数量等是否与合同相一致。设备安装过程复杂的,用户单位应指定专人负责安装的协调工作。

货物安装调试到位后,应对货物进行最终的使用验收。合同金额在5万元以下的,由使用单位在规定时间内自行组织验收;合同金额5万元以上40万元以下的,由使用单位进行初步验收后,资产管理部组织由使用单位代表、资产管理部和经费管理部门代表以及相关专家组成的验收小组对货物进行验收;合同金额在40万元以上的,由使用单位初步验收后,向资产管理部提出申请,由资产管理部成立相应的验收专家组对该货物进行验收。合同金额在10万元及以上的验收,应形成书面验收报告。

第二十条  货物验收合格之后,使用单位应及时到资产管理部办理资产登记入库手续和报销手续。

第六章 采购工作纪律

第二十一条  参加采购工作的所有人员必须严格遵守工作纪律,具体要求如下:

(一)纳入校区集中采购项目的采购工作,必须严格按照本实施细则规程执行;

(二)参与采购工作的所有人员,必须严格遵守保密和其他规定,不得对外透露采购项目的标底、供应商的投标文件、评审情况、谈判情况等内容;

(三)参与采购工作的所有人员,严禁接受供应商的宴请,严禁收受供应商的财物及有价证券等;

(四)评审专家应严格遵守《河海大学常州校区采购评审专家及评审专家库管理办法(试行)》(河海校政〔201033号)各项规定,客观公正地履行职责,对所提出的评审意见承担个人责任,与投标人有亲属关系的评标人应当回避。

第二十二条  采购工作接受校区物资采购监督小组的全过程跟踪与监督检查。任何单位和个人都可以对校区仪器设备和家具集中采购中的违法违纪违规行为进行举报。

第二十三条   校区对正在进行的、严重违反规定的,并有可能给学校造成重大损失的采购活动,有权责令有关部门停止采购。

第七章 附 则

第二十四条  校区仪器设备和家具实行分散采购的项目参照本办法组织实施。

第二十五条  本实施细则自发布之日起执行,原《河海大学常州校区物资采购管理办法》(河海常校政[2009]31号)同时废止。原有相关规定与本实施细则不一致的,按本实施细则执行。

第二十六条  本实施细则由资产管理部负责解释。